コラム

業務の生産性向上を考えるとき、一番効果的なのは、やはりシステム化でしょう。コンピュータやネットワークを組み合わせて活用することで、面倒な大量の作業を自動化できます。

前回の記事では、クラウドを利用した業務システムが、効果を発揮することを説明しました。でも、業務に合ったシステムを作らないと、結局使われないシステムができてしまいます。たしかに、業務のシステム化は決して簡単ではないと言われています。

とくに「小さな組織」のITシステムでは、「以前にもチャレンジしたけど、全然うまくいかなかった」という話もよく聞きます。ここでいう「小さな組織」とは、中小企業や創業間もないスタートアップ、大きな企業や企業間のプロジェクトを指します。このような小さな組織は、デジタルテクノロジーの活用に共通の課題を抱えています。

そこで今回は、Hexabaseを活用した、失敗しない業務システムの開発方法について解説します。

システム開発の問題点

そもそも、どうして業務システムの開発が失敗してしまうのでしょうか。企業によっていろいろな要因がありますが、次の3つが大きいと思います。

• 自社の業務に合わない
• 簡単に変更できない
• 大きな投資が必要

まずは、自社の業務に合わせられなかった、という問題です。業務を効率化するシステムなのに、自社の業務に合わないのでは、スタッフが使わずムダになってしまいますよね。

しかし、一度作ってしまうと、システムの操作やデータの持ち方は簡単に変更できません。長年使っていると業務のほうが変化することもあります。システムが変更できなければ、システムに合わせてエクセルでデータを加工するといった余分な仕事が発生する場合もあります。

それに、システム開発には大きな投資が必要です。業務用システムの開発費は高額です。サーバーや開発したソフトウェアが資産になれば、バランスシートに計上する必要があり、原価償却が終わるまで捨てることもできません。

そのために、失敗しないようにと作り込みすぎて、さらに、変化に対応できないものになってしまうのです。

ということは、このような3つの問題を解消できれば、システム開発はもっと成功に近づくはずです。Hexabaseで業務システムを開発すると、この3つの問題を解消して、システムを開発できます。

秘訣１．自社の業務に合わせる

Hexabaseは、自社の業務に合わせてシステムを開発できます。

これには、次のように2つのポイントがあります。

• 既存データを活用する
• 画面はフルカスタム

まず、Hexabaseのシステム開発では、従来の業務で使っているエクセルファイルや、データベースを活用できます。業務システムが持つデータは、既存のエクセルファイルや業務で使っているデータベースからピックアップします。このおかげで、ふだんの業務をそのままシステム化できるんです。

それから、Hexabaseは画面はフルカスタムで開発できます。そのおかげで、自社の業務・自社の作業者に合わせることができるのです。これなら、確実です。

秘訣２．簡単に変更できる

Hexabaseで開発したシステムは、簡単に変更できます。画面に表示するデータ項目も、簡単に追加したり、すぐに修正したりできます。基本的な業務システムであれば、プログラミングなしで作成できます。

従来の多くのシステム開発では、次の手順で作業を進めます。

1. まず業務の内容を整理する
2. 開発するシステムの機能を定義する(システム要件定義)
3. プログラミングを開始

でも、システムの機能だけ定義しても、それで過不足がないかなかなか判断がつきません。時間をかけてプログラミングしているうちに、業務のほうが変化してしまうこともあります。それに合わせて、システムを改良しようとすると、追加の開発コストが必要になります。

つまり、通常のシステム開発は、基本的に1回だけ行うことを想定しているんです。

Hexabaseの場合、お客様から業務内容についてヒアリングしたら、すぐにプロトタイプのデモシステムを用意できます。こうすると、お客様は業務システムの完成形を想像しやすくなります。新しい業務システムでおこなう作業の流れも、具体的に想像できますし、表示している項目を修正したり、不足しているデータ項目を追加したりできるのです。

フルカスタムで開発するのは画面部分だけなので、開発の手間とコスト・期間も最小限にできます。

秘訣３．大きな投資は不要

ここまで説明してきたように、従来の多くのシステム開発では最初に大きな投資をして、それをずっと使っていきます。

Hexabaseは、クラウドを利用して業務システムを開発します。必要なコストは、初期設定の費用と月額の利用料＋画面の開発コスト。

お客様が計上する資産はありませんし、もしもうまくいかなければ、いつでもやめることができます！そのため、大きな投資なしで、とりあえず小さく始めることができるのです。

最初のステップに手ごたえがあれば、システム化の範囲を少しずつ拡大します。その場合も、対象業務のエクセルやデータベースのデータをもとにしてHexabaseに追加すればいいのです。

エクセルやデータベースではなくて、専用の業務アプリケーションを使っているなら、クラウド版がないか調べてみましょう。Hexabaseは、このようなクラウド版アプリケーションとも連携できます。たとえば、メールを取り込んだり、FAXを送信したり、在庫管理や経理アプリとデータを連携できます。これなら、あちらのシステムのデータをこちらで再入力するなんてムダな作業は不要になります。

このような特徴を備えたHexabaseなら、業務システムの開発は、ぐっと成功に近づきます。

わたしたちは、クラウドベースで業務システムを開発するための最適なツールとして、Hexabaseを生み出しました。あなたの業務をシステム化するときにも、きっと役に立ちます。どんなふうにシステム化するか、ぜひ相談してみてください。