人手不足が慢性化しています。業務の効率化や売上の拡大には、できるだけ人手をかけないことが重要です。そこで、コンピュータやネットを利用したシステム化が役に立ちます。大量の作業を素早く正確に片付けることができるからです。

また、ネットを使ったショップや集客方法も注目を集めています。あなたも、スマホで情報を集めたり、買い物をしたことがありますよね。すでに、日本人が過去1年間にインターネットショッピングを利用した割合は平均58%にも上ります(*1)。20代から40代では70%近くの人が利用しています。ビジネス上のチャンスも、ますます広がりそうです。もしかするとネット経由の売上が、これまでの売上を超える日も近いかもしれません。

でも、システム化なんて、どのように実現すればいいのでしょうか。「どこから取り組めばいいかわからない」「以前にもチャレンジしたけど、全然うまくいかなかった」という話もよく聞きます。

そこで今回は、「はじめてのシステム化」と題して、どのようなシステム化が可能なのかという、その全体像を学んでいきましょう。ざっくりと概要をつかんでおけば、自分の興味がある情報をネットで調べることもできますよ。

システム化の対象になるビジネス活動

企業には、いろいろなビジネス活動があります。ざっくり整理すると「何かを仕入れて」それを「販売すること」になります。これに付随して、仕入れたものを加工したり、お客様をサポートしたりといった役割りもあります。また、会計や人事といった機能も必要ですね。それから、たくさんの人が集まれば、組織としてのコミュニケーションも重要になります。

製造業かサービス業といったビジネス形態によって、役割りの大小はありますが、ざっくりこのようなモデルになっていることは確かですよね。

このすべてが、システム化の対象として考えられます。

システム化の対象領域と形態

実際にシステム化する対象領域は、あなたの企業が抱える経営課題やチャレンジする分野によって決まります。これは、一概には答えることができません。最初に思いついた解決策が正解とも限りません。すばやいチャレンジを繰り返して検証していく必要があるでしょう。

たとえば、見込み客や問い合わせを増やすには、自社の製品やサービスについてわかりやすく説明した「Webサイトの作成」が効果を発揮します。直接、製品やサービスを販売するなら「ショッピングサイトの構築」が役に立ちます。

社内の業務を効率化する場合、経理のように専門性の高い業務なら「業務パッケージの導入」が役に立つでしょう。自社の業務に合わせるなら、その作業内容を反映した「業務システムの開発」が必要になるでしょう。

Webサイトやショッピングサイトを作るなら

では、このようなシステム化をどのように実現すればいいでしょうか。

これは、作成する領域によって変わってきます。

Webサイトを作りたいなら、日本中に専門の業者が存在しているので、そこに依頼すればいいでしょう。「Webデザイン」「Webサイト作成」＋地域名＋業種で検索すると、たくさんの企業が見つかります。近くの企業なら、きめ細かなコミュニケーションが可能です。

そこで重要なのが、作りっぱなし任せっぱなしにしないこと。自分たちでどのように掲載している情報を更新していくか、少しずつで構わないので、PDCAを回していくことを心がけましょう。

ショッピングサイトに挑戦したいなら、まずは楽天などの専門サービスがお手軽でしょう。ノウハウやサポートも充実しているので、はじめの一歩としてちょうどいいでしょう。こちらも、いきなりホームランを狙うのではなく、小さな改善を心がけましょう。

システム化の方法 – 業務パッケージ

もしも、対象業務があまり変化しないのなら、専用の「業務パッケージ」「業務アプリケーション」を使うという方法もあります。たとえば、会計や給与計算のように、どの企業にも必要な業務であれば、専用業務パッケージが用意されています。会計処理などに法令改正があれば、バージョンアップで対応してくれるので安心感がありますよね。生産管理や在庫管理といった、専門性の高い業務にも、多くの業務パッケージがあります。

欠点があるとしたら、業務パッケージ同士の連携がイマイチなところでしょうか。その業務は得意なのですが、販売管理の仕組みと組み合わせようとすると、そちらも業務パッケージを購入する必要が出てきます。

また、自分たちの業務の手順に合わせたくても、業務パッケージのほうでは簡単にはサポートしてくれないので、ちょっと困ってしまいます。

Webサービス・クラウドサービス

最近では、「クラウド」という技術を活用したネットで利用できる業務アプリも増えてきました。このようなツールを「Webアプリ」とか「Webサービス」と呼びます。

組織で情報を共有したり、コミュニケーションしたりというツールには、Webサービスやクラウドサービスのメールツールやスケジュール管理が役に立ちます。スマホでも使えるGmailやGoogleカレンダーが有名です。

でも、これらはあくまでコミュニケーションツールなので、業務のシステム化にはなかなか効果を発揮しません。

• メール、チャット
• カレンダー
• ファイルサーバー

システム化の方法 – スクラッチ

一方で、特にむずかしいのが、業務をシステム化する方法です。社内の業務を効率化するため、その作業内容を反映したシステムが必要になるからです。

よく分からないときは、なんでもこちらの言う通りに作ってくれる「スクラッチ開発」が有効だと感じるかもしれません。これは、いわばシステムの「オーダーメード開発」です。オーダーメードなので、こちらのリクエスト通りに作ってくれます。

しかし、この方法は、いきなり小さな組織にはオススメできません。

なぜなら、オーダーメードなので、自分のほうでどのようなシステムが必要なのか、しっかり考え抜いておく必要があるのです。これが結構、むずかしい！

それに価格も高くなります。

せっかく作るのだから、あれもこれもとリクエストをしすぎて、結局じぶんでも何が必要なのか判断がつかなくなる場合も少なくありません。

システム化の方法 – 汎用パッケージ＋システム開発

もうひとつの方法は、エクセルやアクセスといった汎用アプリケーションを利用したシステム開発です。使いなれたエクセルを利用してシステムを作ったら、さほどコストもかけずに、今やっている作業をそのままシステム化できると考えるかもしれません。

しかし、この方法にもワナがあります。

業務の変化を追っかけるとき、開発コストが 繰り返し 必要になってしまうのです。

独自の業務システムを作るなら

そこで、オススメしたいのが「Hexabase」(ヘキサベース)のような、ネット上で業務システムを簡単に作るサービスです。

ちょっと長くなってきたので次の機会に回しますが、Hexabaseを使うと、低コストですばやく業務システムを開発できるんですよ。

興味があれば、次の記事も読んでみてください。

なぜ、PaaSを使うのか。どうして、エンタープライズBaaSを選ぶのか

参考資料

*1 ニュースリリース | 野村総合研究所(NRI)
8回目の「生活者１万人アンケート調査」を実施
～ 情報端末利用の個人化が進み、「背中合わせの家族」が増加 ～