仕事をより良く進めるため、業務システムを導入したいと思っても、「システムの専任担当者がおらず、どんなふうに進めたらいいか分からない」「以前にもチャレンジしたけど、全然うまくいかなかった」というように、業務のシステム化は決して簡単でありません。

とくに「小さな組織」のITシステムでは、「以前にもチャレンジしたけど、全然うまくいかなかった」という話もよく聞きます。ここでいう「小さな組織」とは、中小企業や創業間もないスタートアップ、大きな企業や企業間のプロジェクトを指します。このような小さな組織では、このような不安から「現在やっている自分の業務を変えたくない」と主張する人も、出てくるかもしれません。
そこで、小さな組織で、どのように業務システムを導入するか、その流れとポイントを解説します。

ゴールと目的を明確にする

まず最初にやることは、ゴールと目的をハッキリさせることです。頭のなかで考えるだけでなく、ほかの人にもわかるように書き出しておくといいでしょう。何も、凝った企画書を時間をかけて作成する必要はありません。ホワイトボードか大きめの紙にかんたんに整理しておけばいいのです。

明確にする内容は、「対象となる業務」「ゴール：やりたいこと」「目的：得られる成果」です。たとえば、伝票の作成業務を対象にして、エクセルでやっている業務をシステム化して、「作業時間を大幅に短くする」「ほかの人でもできるようにする」といった成果を実現する、といった具合です。

はじめは小さなゴールを目指す

このとき、今回の導入の範囲を明確にするよう意識しましょう。このような範囲を「スコープ」と呼びます。

夢を描くと、あれもこれもとなりがちです。でも、一度に全部を実現しようとすると、話が大きくなって成功もおぼつかなくなります。それよりも「今回やらないこと」を「この成果が実現できたら、次のステップで取り組みたいこと」として整理しておくのです。

• スコープ：今回の導入の範囲
• スコープ外：この成果が得られたら、次のステップで実現

システム導入を成功させる秘訣は、はじめは小さなゴールを目指すことです。

こうすると、簡単すぎるぐらいのゴールを確実に決めて、成功体験を積み上げていくことができます。もしも、新しいチャレンジに躊躇する人がいても、その抵抗感を下げることができます。失敗したとしても、被害を最小限になり、軌道修正が簡単になります。

対象の業務を整理する

次に取り組むのは、対象となる業務の内容を整理することです。これは、システム開発を委託したり発注する相手に、業務を理解してもらうために行います。最初の段階で、やりたい範囲を広げていると、この段階で手が回らなくなるので注意しましょう。

整理する内容は、大体こんなかんじです。いろいろあるので、チェックリストとして使ってみてください。「この業務で、誰が何をやっているのか」「どんなツールを使っているのか」「実際に記入・入力している内容」です。これには、実際の帳票やファイルを集めておくといいでしょう。

それから、その作業での最終的な成果物と、その成果物をどうするかも書き出しておきましょう。

• 業務を整理するチェックリスト
• □ 誰がやっている業務か
• □ どんなツールを使っているか（Excel、専用アプリ、紙の台帳）
• □ どんなファイル・紙に入れているか
• □ 実際に書いている内容
• □ どんな手順で作業しているか
• □ 最終的な成果物
• □ 最終的にやること(FAX、郵送、ファイリング)

人に説明しようとすると、けっこう大変ですよね。

このように業務を整理しようとすると、担当者以外は意外と分かっていなかったり、実は不要な作業をやっていたり、なぜやっているか理由をしらなかったり、なんてことがたくさん出てきます。

新人に新しい仕事を説明するときも、最初から完璧に伝えられないし、教わるほうも全部を理解できません。実際に仕事をやりながら、少しずつ覚えてもらいます。

これを機会に、余分な作業をちょっとだけ整理しておくと良いでしょう。

システム開発会社を選ぶ手順

対象となる業務の整理に目途がついたら、いよいよシステム開発会社を探します。これは、次のような手順で進めます。

まず、作りたいシステムの種類を調べます。やりたいことに応じて、いろいろなシステムがありますし、実はもっと便利なWebサービスが見つかる場合もあるでしょう。そういう企業の候補をいくつかあげて、問い合わせをしたり、お試し利用してみましょう。企業向けのサービスであれば、見積り書や提案書を用意してくれる場合もあります。

そして、見積り金額や実現方法を比較して、システム開発会社を選択します。

業務システムを開発するポイント

これまで説明してきたように 、システム開発を成功させるポイントは、小さくつくって、実際に試して、ちょっとずつ変えていくことです。

初めから完璧にできる人はいませんし、システム開発の経験が乏しい小さな組織ならなおさらです。時間もコストもかかるので、失敗しても修正できる方法を選びましよう。

それから、もうひとつ大事なのは「システム開発企業に丸投げしない」こと。丸投げすると、自分たちのほしいシステムではなく、相手の得意なシステムに成りがちです。依頼する側も、考えもなくワガママを言っていると、なにが本当に必要なのかを見極められなくなってしまします。

業務システムの導入は、システム開発プロジェクトではなく、ビジネスプロジェクトです。極端なことを言えば、最初に構想したシステムと違うものになってもいい。大事なことは、実現したかった成果を確実に上げることなのです。

そのためには、偉い人を味方につけると共に、社内のコミュニケーションを緊密にすることが重要です。