RFPは、Request For Proposalの略で、提案依頼書という意味。システム開発や導入・業務委託をしてもらう候補企業に対して発注企業が提案を依頼する書類で、依頼内容の目的や概要・制約条件などを記載してある。

システム開発の場合、発注側が複数の候補企業に対して提案依頼書を提示すると、それを元に候補企業が提案書と見積書を作成する。発注側は、提案書と見積書を元にして発注先企業を選定する。

RFPを用意することで、発注側の目的・背景・課題・制約などが明確になる。社内の意思統一や予算獲得もしやすい。候補企業も確実にその情報を把握して、精度の高い提案が可能になる。

RFPを用意しなければ、作る手間が省けるから発注までの時間が短くなるけど、その分コミュニケーションエラーが起こりやすくなって、あとから大きな手戻りが発生しかねないよね。

だから、文書にすることでコミュニケーションエラーを防ごうってことだね。

RFPには、決まった書式はないけれど、次のような内容を記述することが多い。

• 概要
• 手続き(スケジュール、予算)
• 提案依頼の内容
• 組織や作業などの条件
• 現在の業務とシステムの課題
• 解決策の方向性
• 機能要件
• 非機能要件
• 設計・開発・テストの条件
• 移行・サポートの条件

RFPを受け取った候補企業は、この内容に沿った形で提案書と見積書を作成する。

ただし、RFPを全部きちんと自分たちで作ろうとすると、結構な手間が必要になる。精度が低いと、開発プロジェクトの混乱にもつながりかねない。だから、ITコンサルタントやITコンサルティングと呼ばれる企業に作成を外注することも多いよ。

ITコンサルタントは、第三者の目線と豊富な経験で、業務やシステムをどのように改善すべきか提案・サポートしてくれる。しかし、実際のシステム開発が系列会社に流れる場合もあったりする。

自分たちの力量とシステムの難易度で、この当たりは見極めたいよね。

おまけのコント

ウサギ：いやー、今回のクエストは大変だった。

カエル：あれ、勇者ウサギとしてモンスター退治に行っていたんじゃ？

ウサギ：行ったら村人がみんな逃げててサ。

カエル：ほう。

ウサギ：食べモノも泊まる場所もなくても、ひどい目にあったんだ。

カエル：で、モンスターはどうなったの？

ウサギ：まあ、なかなか手強い奴だったけどね。

カエル：一撃で倒すって言ってたじゃない。

ウサギ：思ってた以上にデカくて。刀は折れるし、マジでボロボロ。

カエル：なんだか、話が違うね。

ウサギ：逃げても逃げても追ってくるし。3日3晩追いかけられてね。

カエル：でも、何とかやっつけたんだろ。すごいじゃないか。

ウサギ：いや、今ここにいるんだよね。

カエル：え～ッ！？

(そのとき、モンスターの咆哮が轟き渡った。)